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Immobilien-Portfolio & Vollzeitjob: Geht das überhaupt?

 

Diesmal möchten wir Dir einen Einblick in den Alltag eines Vermieter-Lebens geben. Was sind überhaupt regelmäßige Tätigkeiten eines Vermieters? Und wie lassen sich diese unterbringen im Alltag auch neben einem Vollzeit-Job? Wie viel davon kann man am Schreibtisch tun und wie oft muss man zu den Objekten rausfahren? Mit diesem Artikel möchten wir Dir zeigen, was Dich als Vermieter eigentlich erwartet…



Was und wie viel vermiete ich überhaupt?

Die Anzahl meiner eigenen Einheiten liegt im mittleren zweistelligen Bereich, darunter hauptsächlich Wohneinheiten. Diese Einheiten habe ich den letzten Jahren immer weiter aufgebaut und die Zahl nimmt weiter zu – neue Objekte zu finden macht mir besonders Spaß. Die Einheiten sind sowohl in Mehrfamilienhäusern, die ich komplett besitze, als auch einzelne Wohnungen in Eigentümergemeinschaften (WEG).

Die Verwaltung mache ich komplett selbst. Nur die üblichen Dinge wie Nebenkostenabrechnung oder Reparaturen in Eigentümergemeinschaften übernimmt automatisch die Verwaltung, wofür sie auch bezahlt wird.


Aktive Verwaltung – passives Einkommen?

Häufig diskutiert wird, ob es ein „passives“ Einkommen überhaupt gibt. Mieteinnahmen werden häufig in diesem Zusammenhang genannt. Wenn die Mieteinnahmen am Anfang des Monats auf meinem Konto eingehen, muss ich nichts dafür tun. Ich könnte auch im Ausland sein oder in der Sonne liegen. Anders als im Job kann das auch durchaus länger als die üblichen 2-3 Wochen sein. In diesen Momenten ist die Miete also wirklich „passiv“.

Allerdings fallen doch immer wieder Dinge an, die man als Vermieter tun muss – mal mehr, mal weniger. Wenn man diese nicht tut, gehen einem irgendwann die Mieter aus. Und dann gibt’s auch kein Geld mehr.

Aus dieser Perspektive wäre es dann kein passives Einkommen mehr. Der wesentliche Unterschied zum Angestellten-Einkommen ist aber, dass ich mir die Zeit komplett selbst einteilen kann. Kein Chef, keine Zeitvorgaben. Der „Treiber“ eines Vermieters ist, Nutzen und Mehrwert für die Mieter zu bieten und im Gegenzug pünktlich und gut bezahlt zu werden – in Form von zuverlässigen Mieteinnahmen.

Das ist übrigens aus meiner Sicht ein Manko eines Angestellten: Man wird für die Zeit bezahlt, die man da ist, aber nicht für die Ergebnisse, die man produziert. Wer die Arbeit doppelt so schnell erledigt, hat trotzdem seine Arbeitszeiten am Schreibtisch zu verbringen – zumindest im Standardfall. Der Vermieter wird für die Ergebnisse bezahlt – egal wie schnell oder langsam und wann man arbeitet. Hier kann ich übrigens wärmstens das Buch So denken Millionäre empfehlen, das u.a. genau diesen Punkt thematisiert (Affiliate-Link).

Ob einem das „freie“ Arbeiten liegt oder ob man gerne eine Struktur und Zeit vorgegeben bekommt, muss jeder für sich selbst rausfinden.

 

Was sind also genau die Aufgaben im Vermieter-Alltag?

Grundsätzlich kann man unterscheiden zwischen Dingen, die man am Schreibtisch tun kann und Dingen, für die man zum Objekt fahren muss. Ähnlich wie im Außendienst oder in einem Maklerjob.


Zu Hause am Schreibtisch

Nebenkostenabrechnung: Was regelmäßig und relativ planbar anfällt, meist zwischen März und Juli, ist die Erstellung der Nebenkostenabrechnung für die Mieter. In einer WEG bekommt der Vermieter die Zusammenstellung aller Kosten des Jahres bereits von der Hausverwaltung. Diese muss nur noch auf den Mieter zugeschnitten werden. Also für den tatsächlichen Zeitraum, in dem er dort gewohnt hat, aufgeteilt werden, und die nicht-umlegbaren Kosten wie Verwaltung, Reparaturen, Rücklagenbildung müssen rausgerechnet werden. In dieses Thema kommt man relativ schnell rein und man findet alle Hinweise zur richtigen Erstellung im Internet.

Ich mache übrigens alle Nebenkostenabrechnungen in Excel und das Anschreiben in Word. Es gibt zahlreiche Softwares, die das auch können, aber man brauch eigentlich nicht mehr als eine einfache Tabellenkalkulation.



Konten-Check: Am Anfang des Monats werden die Mieteingänge kontrolliert. Manche Banken oder auch Buchhaltungs-Apps haben dazu auch eine Erinnerungsfunktion, die sich meldet, falls ein geplanter Mieteingang ausbleibt. Ich mache das allerdings von Hand – ein wachsendes Konto zu prüfen kann auch wohltuend wirken ;-)



Korrespondenz mit den Mietern: Dass Mieter anrufen oder schreiben, kommt immer mal vor. Mittlerweile habe ich bestimmt einen Kontakt pro Woche. Entweder weil jemand im Haus mal wieder die Mülltonnen nicht rausgestellt hat, oder wenn tatsächlich etwas Wichtiges ist wie z.B. eine nötige Reparatur in Haus oder Wohnung. Übrigens kommt letzteres häufiger im Winter vor, wenn eine Heizung mal wieder nicht geht. Dann ist es sehr gut, ein bis zwei Installateure im Adressbuch zu haben, die rausfahren und den Fehler beheben.

Manchmal muss man aber auch einen Mieter kontaktieren, wenn die Miete nicht rechtzeitig auf dem Konto ist. Das kommt immer mal wieder vor, vor allem, wenn kein Dauerauftrag gemacht wird. Häufig löst sich das schnell und die Miete kommt ein paar Tage später. Hier muss jeder selbst herausfinden, wie streng er sein möchte und ab wann eine Mahnung rausgeht. Nach einiger Zeit kennt man die Mieter und weiß, bei wem das mal vorkommen kann.

Unschön wird es nur, wenn mehrere Monate die Miete ausbleibt. Dann bleibt nur noch: Mahnen, und im Zweifel fristlos kündigen! Dazu findest Du hier mehr: Mieter zahlt nicht.

Tipp: Wer keine Mieter-Anrufe auf seinem privaten Handy haben möchte, legt sich einen Anrufbeantworter zu, den man nur in festen Zeitabständen abhört. Ich selbst nutze diese Möglichkeit allerdings nicht. Zwischendurch mal eine Mieter-Anfrage per WhatsApp zu beantworten, ist für mich aktuell noch eine gute Möglichkeit, Dinge schnell zu erledigen.



Korrespondenz mit Ämtern: Wenn man auch an Menschen vermietet, die Unterstützung vom Jobcenter erhalten, muss man immer wieder mal eine Bestätigung für das Amt erstellen. Das ist meistens nur ein einfaches Schreiben, dass der Mieter weiterhin dort wohnt und „die und die“ Miete zahlt. Mit der einmal erstellten Vorlage ist sowas schnell erledigt.



Ablage: Als Vermieter bekommt man ständig Post. Rechnungen von der Stadt, vom Schornsteinfeger, von der Heizungswartung, von sonstigen beauftragten Dienstleistern und Handwerkern, Schreiben oder Kündigungen von Mietern, Schreiben von Strom-, Gas- oder Internetanbietern und so weiter…

Neben der reinen Sichtung und Bearbeitung muss das Ganze natürlich auch ordentlich abgelegt werden in den jeweiligen Ordner der Immobilie. Aus Steuer-Sicht ist man verpflichtet, relevante Dokumente eine bestimmte Zeit lang aufzubewahren. Ich persönlich scanne außerdem alle Dokumente zusätzlich, damit ich sie von überall aus auch digital im Zugriff habe – übrigens mit einer einfachen Handy-App.

Locher, Tacker, Ordner und Ablagesystem gehören also zum Alltag eines Vermieters!

Noch ein Tipp: Briefe schreibe ich übrigens nur noch elektronisch über den Dienst „e-post“ der Deutschen Post. Das spart Zeit und erledigt den Kauf von Briefmarken und Umschlägen.



Steuererklärung: Alle relevanten Dokumente müssen auch sauber für die Steuererklärung geordnet werden. Die Erklärung kann man jedes Jahr selbst machen, wenn man sich ein bisschen eingearbeitet hat (zum Beispiel hier), oder an einen Steuerberater abgeben. Ich selbst lasse es einen Berater machen, da ich die Rücksprachen mit dem Finanzamt gerne an einen Fachmann „outsource“. Ich vollziehe aber alles selbst nach und berechne die Steuerlast bereits vorab selbst, um gut planen zu können.

 

Locher, Tacker, Ordner und Ablagesystem gehören zum Alltag eines Vermieters!

 

Außerhalb des Schreibtisches

Kündigung & Neuvermietung: Zu den aufwändigeren Themen gehört definitiv die Neuvermietung, nachdem ein Mieter kündigt. Das passiert sehr unregelmäßig und kann nicht wirklich geplant werden. Mal kommt das in mehreren Monaten gar nicht vor, manchmal direkt dreimal gleichzeitig. Zunächst bekommt man nur die Kündigung – drei Monate später darf der Mieter dann raus.

In der Zeit muss der Vermieter dann die Wohnung fotografieren, inserieren und Termine zur Besichtigung vereinbaren. Ich bestelle meist mehrere Interessenten gleichzeitig zu einem Termin, oder aber im 15-Minuten-Takt. Ich lasse vor Ort dann eine Selbstauskunft ausfüllen und entscheide mich im Nachhinein für den passenden Mieter.

Natürlich gibt es hierbei auch Einiges, was am Schreibtisch erledigt werden kann: Wohnung inserieren, Termine vereinbaren, neuen Mietvertrag erstellen, Absprachen zum Einzug mit dem Mieter.

Das Zeitintensive hierbei sind definitiv die Besichtigungstermine. Es kann vorkommen, dass ich drei bis vier Termine mache, bevor ich einen passenden Mieter gefunden habe (besonders bei Neugründung von WG’s). Manchmal reicht aber auch schon ein Termin, wenn gute Kandidaten dabei sind. Im besten Fall hat der alte Mieter direkt einen neuen als Vorschlag, so dass man viele Schritte direkt überspringen kann. Es passiert bei mir bei ca. 30% der Neuvermietungen, dass ich direkt einen neuen Mieter-Vorschlag bekomme. Aber nicht immer nehme ich diesen dann auch!



Hausmeister-Tätigkeiten: Ja, auch das gehört natürlich dazu, wenn man selbst verwaltet. Das kann so etwas sein wie Glühbirnen wechseln, Mieter bitten, abgestellte Dinge im Keller oder Hausflur zu entfernen, zu reparierende Dinge im Haus zu sichten und einen Handwerker zu beauftragen (es sei denn, man macht es selbst), Putz-, Müll- oder Schneepläne aushängen, Schilder an Klingeln und Briefkästen wechseln. Und sich eben ab und zu auch mal blicken zu lassen, damit das Haus nicht „als herrenlos“ verkommt. Wenn nichts Außergewöhnliches eintritt, reicht hier aus meiner Sicht 1x im Monat pro Mehrfamilienhaus. Bei einzelnen Wohnungen entfällt dieser Punkt.



Eigentümerversammlungen: Ebenfalls in der Zeit von März bis Juli finden die Versammlungen der Eigentümergemeinschaften statt. Dort werden anstehende Entscheidungen zur Immobilie mit Mehrheitsbeschlüssen verabschiedet. Eine Versammlung geht meistens 1-2 Stunden, je nach Anzahl der Themen. Hier kann man teilnehmen, muss es aber nicht. Ich entscheide das je nach Relevanz der Themen. Wenn es nur darum geht, den Beirat zu wählen oder den kaum veränderten Wirtschaftsplan abzusegnen, bleibe ich auch schon mal fern. Bei wichtigen Entscheidungen wie Auswahl eines neuen Dienstleisters oder anstehende Sanierungen mit hohen Kosten nehme ich teil.

 
 

Mehrfamilienhaus oder Wohnung in einer WEG – was macht mehr Arbeit?

Aus meiner Sicht tatsächlich ein Mehrfamilienhaus. Natürlich hat man dort auch gleichzeitig mehrere Wohnungen und das alleinige Entscheidungsrecht über alles. Aber alleine die Tatsache, dass man sämtliche Dinge selbst regeln muss, die in einer WEG auch die Verwaltung machen würde, treibt den Aufwand nach oben. Nicht zu vergessen die höhere Verantwortung: Wartung der Heizung, Laub aus Dachrinnen entfernen, Prüfung vom Zustand des Daches, Streit unter den Mietern, Unkraut vor dem Haus entfernen, defekte Klingel reparieren…um nur mal ein paar Dinge zu nennen: Organisator von all dem ist der Vermieter!

In einzelnen Wohnungen regelt diese Dinge die Hausverwaltung, die es automatisch bei mehreren Eigentümern in einem Objekt gibt. Nur der Ansprechpartner für die Mieter ist weiterhin der Vermieter.


Die Alternative – eine Hausverwaltung engagieren

Wenn man das nichts selbst machen möchte oder es irgendwann zu viel wird, kann man auch das meiste auslagern. Dafür gibt es natürlich auch weniger Cashflow für Dich, aber eben auch mehr Zeit!

Für ein Mehrfamilienhaus kann man eine eigene Verwaltung auswählen. Diese kann entweder nur die allgemeinen Dinge erledigen wie Beauftragung von Handwerkern, Freigabe von Rechnungen, Instandhaltung & Hausmeister-Dienst, Ansprechpartner von Mietern sein, Kosten für die Nebenkostenabrechnungen zusammen stellen, Kontrolle der Mieteingänge machen. Hierbei liegt man in Schnitt bei ca. 20-35 EUR pro Einheit pro Monat. Diese Kosten sind natürlich steuerlich absetzbar.

Ebenso kann man die Hausverwaltung im Mehrfamilienhaus auch für die komplette Mieterverwaltung engagieren. Also Korrespondenz bei Kündigung, Mieter-Neusuche, Besichtigungen, Mietvertrag erstellen. Dann liegt man im Schnitt bei 10-15 EUR zusätzlich zum obigen Preis.

In Eigentümergemeinschaften (WEG) zahlt man die 20-35 EUR automatisch mit. Hier gibt es aber ebenfalls die Möglichkeit, auch die so genannte Sondereigentums-Verwaltung zu beauftragen. Dann übernimmt die WEG-Verwaltung ebenfalls alle Mieterbelange und man selbst muss nur noch vereinbarte Entscheidungen treffen, etwa bei Freigabe von höheren Rechnungen.


Wann mache ich das alles?

Meistens morgens VOR (Schreibtisch) oder abends NACH (zum Objekt) der Arbeit. Das Wochenende halte ich mir ganz frei von allen Arbeiten, was auch gut funktioniert. Nicht immer kann ich Anfragen direkt bearbeiten oder Anrufe direkt annehmen, aber dann rufe ich zurück, wenn es passt. Es kann schon mal vorkommen, dass ich abends noch zu einem oder auch zwei Objekten hinfahren muss und komme dann auch mal um 21 Uhr nach Hause. Je näher die Objekte zur Arbeit oder zum Wohnort liegen, desto besser.

Im Schnitt muss ich unter Woche zweimal raus fahren und 2-3 Stunden am Schreibtisch arbeiten. In Zeiten der Nebenkostenabrechnungen, Eigentümerversammlungen, bei Renovierung und häufiger Neuvermietung erhöht sich der Einsatz.

Meine Regel ist daher grundsätzlich: Immobilien nicht weiter entfernt als 45 Autominuten. Und sollte es mir mal zu viel werden, kann ich natürlich jederzeit eine Verwaltung beauftragen und für die arbeitsintensiven Objekte alles auslagern.

Manche Hausmeister-Tätigkeiten kann man übrigens auch gut an Mieter abgeben, sofern diese zuverlässig sind!

Bei zukünftig deutlich mehr Einheiten müssen also irgendwann Verwaltungen her. Und ab dann ist das Einkommen auch deutlich passiver, als bei der komplett eigenen Verwaltung.






Bist Du auch schon Vermieter? Wie sieht Dein Alltag aus? Hast Du Fragen?




8 Comments

  1. Denis sagt:

    Hallo Julian,
    erstmal Gratulation zu dem tollen Blog. Er ist ansprechend gestaltet und deine Artikel sind super informativ. Ich habe auch gleich eine Frage: Du schreibst, dass man mindestens 6 Monatskaltmieten für eine Wohnung zurück legen sollte um größere Reparaturen bezahlen zu können. Du schreibst außerdem, du hättest Wohnungen im mittleren zweistelligen Bereich. Ich nehme jetzt einfach als Zahl 40 Wohnungen. Angenommen, diese bringen dir im Schnitt 500€ Kaltmiete im Monat. Dann hättest du monatliche Mieteinnahmen von 40 Mal 500 €= 20.000€. Wenn du jetzt 6 Monatskaltmieten pro Wohnung zurück legst musst du 20.000€ Mal 6=120.000€ auf dem Tagesgeldkonto oder sonst wo liegen haben, welches praktisch keine Rendite erwirtschaftet. Außerdem muss man den Betrag erstmal zusammen bekommen. Handhabst du das wirklich so und wenn nicht, wie dann? Danke schon Mal für die Antwort.
    Gruß Denis

    • Julian Julian sagt:

      Hallo Denis. Sehr gute Frage und gut mitgedacht 🙂

      In Deinem Beispiel würde ich tatsächlich nicht immer 120k EUR rumliegen lassen. Sobald eine ordentliche Summe erreicht ist, reicht das auch als Puffer. Diese 6 Monate sind eher für die Starter gedacht, die vielleicht noch kein finanzielles Polster aufgebaut haben. Für die ist es wirklich wichtig, immer eine Rücklage zu haben. Dann ruiniert es jemanden auch nicht, wenn mal ein neuer Durchlauferhitzer her muss oder mal 2 Mieten zu spät kommen.

      Ich lasse immer solch einen Puffer unangetastet, dass ich ein Worst Case Szenario ohne Cash-Probleme stemmen kann. Also z.B. dass ein Dach und zwei Heizthermen gleichzeitig kaputt gehen. Die Größenordnung muss jeder selbst für sich bestimmen. Aber in Deinem Beispiel tut es sicherlich auch 25-50% des Betrages.

      Viele Grüße
      Julian

  2. Toller und ausführlicher Blogpost! Macht auf jeden Fall weiter so Jungs!

  3. Hi Julian,

    wieso machst du soviel Kram selber? Vorallem die Verwaltung des MFH und Hausmeistertätigkeit.
    Die Verwaltung von meinem Haus kostet 20€ je Wohneinheit und da ist allgemeine Verwaltung + Mieterverwaltung + Neuvermietung bereits drin.
    Hausmeister ist ebenfalls extrern, wird aber auf die Mieter umgelegt. Kostet rund 250€ pro Monat und nimmt mir sehr viel Arbeit ab. Ist es bei euch soviel teurer.

    Beste Grüße,
    Alexander vom vermietertagebuch

    • Julian Julian sagt:

      Hallo Alexander,

      Danke für Deinen Input!

      Das ist günstig, ist das auch brutto? Ich hatte auch schon Angebote wie: 25€ pro Einheit für alles aber dann plus 2 Monatsmieten für jede Neuvermietung.

      Ich mache das einmal für den höheren Cashflow, der mir bleibt – solange ich das in meinem Alltag gut unterbekomme, ist das auch ok. Chris zum Beispiel lagert die Arbeiten wie du komplett aus.

      Zum anderen bin ich aber auch froh über alles, was ich dabei lerne. Und das war bisher eine ganze Menge: sämtliche Fälle mit Mietern, was alles gut aber ebenso schlecht laufen kann bis hin zu fristloser Kündigung oder auch Renovierungen und Aufwertungen verschiedenster Art.

      Ich bin sicher, dass das ein echter Vorteil sein kann, wenn ich irgendwann mal eine Hausverwaltung steuern/ beauftragen sollte und dann einmal selbst alle Dinge gemacht habe.

      Ich habe übrigens auch einige WGs. Da würde mich mal interessieren, wie eine Verwaltung das abrechnet, wenn drei Mieter in einer Wohnung sind. Weißt du dazu mehr?

      Viele Grüße
      Julian

  4. Coozzy sagt:

    Hallo,

    habe auch ein Haus mit 6 Wohnungen habe alle Arbeiten extern abgegeben Hausmeister etc. Klappt alles super muss fast nichts machen nur dann kann man von passives Einkommen reden

    gruss
    Nick

  5. Achim Kilgus sagt:

    Im Gewerbeimmobilien-Bereich ist es in der Regel nicht möglich, größere Objekt in Eigenregie neben einem Fulltime-Job zu betreuen. Nur wenn das Objekt klein und überschaubar ist (z. B. 1 Ladenlokal im eigenen Haus), ist einen Nebenbei-Betreuung denkbar.

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